Pasos para preparar un proyecto de Transformación Digital

22/09/2023 | EAPN - Actualidad

Realizar una correcta planificación de la implementación de las nuevas tecnologías en cada uno de los procesos que desarrollamos nos permitirá alcanzar nuestros objetivos optimizando al máximo los recursos colectivos. Por este motivo, a la hora de poner en marcha el proyecto de transformación digital de nuestra organización o entidad y cambiar el modelo organizativo, debemos seguir una serie de pasos:

1. Conoce tu entidad

Antes de comenzar a elaborar un proyecto de transformación digital como el proyecto ‘DIGITALiza en RED’ es importante preguntarnos si conocemos realmente nuestra entidad, para ello debemos realizar un análisis de las necesidades y carencias en materia digital y tecnológica. 

Los siguientes elementos clave nos pueden servir de guía a la hora de saber en qué competencias digitales que debemos mejorar:

• Disponer de equipos e instalaciones tecnológicamente preparadas.
• Contar con trabajadores capacitados digitalmente.
• Definir y digitalizar los procesos de la entidad.
• Registrar los datos de manera uniforme.

2. Identifica los aspectos que necesitas reforzar

Una vez hemos analizado las necesidades y carencias que tiene nuestra entidad en materia digital seremos capaces de identificar aquellos aspectos que necesitamos reforzar. Los aspectos que intervienen en los procesos de transformación digital pueden agruparse en cuatro pilares: 

• Experiencia del usuario.
• Cultura digital.
• Cadena de valor.
• Orientación al dato.

3. Prioriza los aspectos más urgentes 

Los procesos de transformación digital de las organizaciones requieren de un cambio en la cultura organizativa de la entidad. Debemos realizar una planificación estratégica que nos permita priorizar aquellos aspectos que nos sirvan para ser más eficientes. Podemos hacerlo respondiendo a las preguntas que hacemos a continuación:

• ¿Cuáles son las necesidades de la entidad?
• ¿Contamos con personal suficientemente capacitado?
• ¿Qué orden debemos seguir para conseguir la transformación digital?
• ¿Qué inversiones en transformación digital pueden ser más útiles?

4. Marca unos objetivos de transformación digital 

Cada una de las prioridades de nuestro proyecto debe ir acompañada de unos objetivos de transformación digital. A la hora de establecer estos objetivos debemos tener en cuenta algunas cuestiones:

• ¿Cuál es el nivel de competencia digital de las personas que intervienen en el proceso?

• ¿Mis objetivos son realizables, concretos y medibles?
• ¿Cuento con un presupuesto de inversión que permita el buen desarrollo del proyecto?

5. Elabora la hoja de ruta de transformación digital  

La elaboración de una hoja de ruta es clave para asegurar el éxito de plan de transformación digital. Para ello es importante contar con los siguientes elementos:

• Relaciona las prioridades estratégicas con las metas a alcanzar.
• Ordena y relaciona las prioridades con los objetivos generales.
• Asigna unos plazos para ejecutar los hitos.

6. Evaluación del presupuesto

Antes de comenzar a desarrollar un proyecto de transformación digital y obtener un presupuesto realista acorde a nuestros objetivos, debemos tener en cuenta los recursos, inversiones materiales y personales que necesitamos, como por ejemplo:

• Horas de dedicación.  
• Posibles nuevas incorporaciones de personal y gastos de contratación.
• Inversiones en infraestructura digital. 
• Inversiones en reformas y adquisición de materiales.

7: Seguimiento del proceso de transformación digital

Una vez hemos configurado nuestro proyecto de transformación digital debemos realizar un seguimiento y evaluación para asegurarnos de que cumplimos con todos los objetivos que nos hemos marcado.

• Seguimiento o evaluación de la ejecución: Establecer indicadores relacionados con cada uno de los hitos nos permitirá tener una visión de los plazos marcados y del grado de ejecución del proyecto.
• Evaluación de los efectos e impactos del proyecto: A través de un segundo conjunto de indicadores podemos medir si se están alcanzando las prioridades establecidas.

¿Quieres saber más sobre transformación digital? consulta la ‘Guía de orientaciones para la transformación digital’ elaborada por EAPN en colaboración con Fresno, the right link.